Gala dinner không chỉ là bữa tiệc sang trọng mà còn là dịp tri ân, gắn kết nội bộ và tạo dấu ấn thương hiệu với khách mời. Để sự kiện thành công và đúng mục đích, một kế hoạch tổ chức bài bản là vô cùng cần thiết. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ ý nghĩa gala dinner đối với doanh nghiệp và hướng dẫn chi tiết cách xây dựng kế hoạch hiệu quả. Đừng bỏ qua bài viết này nhé!
Gala dinner là một bữa tiệc trang trọng thường được tổ chức vào buổi tối, kết hợp giữa ăn uống, giải trí và giao lưu. Đây là dịp để doanh nghiệp tri ân nhân viên, đối tác hoặc đánh dấu một cột mốc quan trọng trong hành trình phát triển. Không chỉ đơn thuần là một buổi tiệc, gala dinner còn mang giá trị tinh thần lớn, giúp gắn kết tập thể và truyền cảm hứng cho đội ngũ.
Vì mang nhiều ý nghĩa như vậy nên việc lên kế hoạch tổ chức gala dinner cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, từ ý tưởng chủ đề, không gian, đến cách xây dựng nội dung chương trình sao cho vừa ấm cúng, vừa ấn tượng. Một buổi tiệc thành công không chỉ nằm ở ánh đèn hay âm nhạc, mà còn ở cảm xúc đọng lại trong lòng người tham dự.
Làm sao để một chương trình gala dinner không chỉ trọn vẹn mà còn thật ấn tượng trong lòng khách mời? Câu trả lời nằm ở một kế hoạch tổ chức gala dinner được chuẩn bị bài bản và chi tiết ngay từ đầu. Dưới đây là 7 bước bạn có thể tham khảo để hiện thực hóa một đêm tiệc thành công.
Trước tiên, bạn cần trả lời câu hỏi: Gala dinner này được tổ chức vì lý do gì? Là tiệc tri ân khách hàng, kỷ niệm ngày thành lập hay đơn giản là một dịp để kết nối nội bộ? Mục đích rõ ràng sẽ là kim chỉ nam cho mọi quyết định sau này, từ nội dung chương trình đến cách trang trí.
Cùng với đó, hãy xác định rõ ai sẽ tham dự. Họ là khách hàng, nhân viên, hay đối tác? Biết rõ độ tuổi, sở thích, và đặc điểm của khách mời sẽ giúp bạn lựa chọn concept và hoạt động “đúng gu”, dễ tạo được thiện cảm và sự hào hứng.
Không có một sự kiện nào vận hành trơn tru nếu thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính. Hãy lên danh sách các khoản chi từ lớn đến nhỏ: thuê địa điểm, âm thanh ánh sáng, thực đơn, trang trí, quà tặng, nhân sự vận hành… Sau đó phân bổ ngân sách một cách hợp lý để tránh phát sinh.
Việc có một bảng ngân sách chi tiết giúp bạn kiểm soát được toàn bộ kế hoạch, đồng thời dễ dàng thuyết trình hoặc xin phê duyệt từ cấp trên nếu cần.
Gala dinner cũng giống như một “show diễn” – và bạn chính là đạo diễn. Ý tưởng chủ đề sẽ quyết định toàn bộ màu sắc, cảm xúc của buổi tiệc. Đó có thể là một đêm dạ tiệc sang trọng, một không gian hoài cổ, hay một bữa tiệc biển sôi động…
Concept nên phù hợp với mục tiêu sự kiện, đồng thời phản ánh được cá tính của doanh nghiệp. Khi đã có chủ đề, mọi thứ từ thiết kế banner, sân khấu đến kịch bản nội dung đều sẽ dễ dàng định hình.
Địa điểm cần phù hợp với quy mô khách mời và ý tưởng chương trình. Bạn có thể chọn trung tâm hội nghị, nhà hàng, khách sạn hay khu nghỉ dưỡng – miễn là đảm bảo đủ không gian, tiện nghi và thuận tiện di chuyển.
Thời gian tổ chức nên vào cuối tuần hoặc dịp lễ để dễ thu hút người tham dự. Còn về thực đơn, hãy cân nhắc khẩu vị chung của khách mời để chọn tiệc buffet, set menu hoặc tiệc nhẹ tùy vào tính chất sự kiện.
Một kịch bản rõ ràng sẽ giúp chương trình diễn ra mạch lạc và tránh lộn xộn. Nội dung nên gồm phần lễ (khai mạc, phát biểu, vinh danh...) và phần hội (ăn tiệc, văn nghệ, mini game...). Thời lượng mỗi phần cũng cần tính toán kỹ để giữ nhịp độ hấp dẫn, tránh kéo dài khiến khách mệt mỏi.
Đến lúc biến kế hoạch thành hiện thực! Bạn cần chia đầu việc cụ thể cho từng người phụ trách các hạng mục: âm thanh – ánh sáng, MC – nghệ sĩ, hậu cần, đón tiếp... Đừng quên tổng duyệt trước một ngày để đảm bảo tất cả đều đúng tiến độ và không có thiếu sót.
Khi đêm tiệc kết thúc, việc dọn dẹp, trả thiết bị, kiểm tra chi phí và cảm ơn khách mời cũng quan trọng không kém. Đây là bước cuối cùng để sự kiện được khép lại trọn vẹn và để lại ấn tượng đẹp trong lòng người tham dự.
Một chương trình gala dinner thành công không chỉ nằm ở cách trang trí hoành tráng hay món ăn hấp dẫn, mà còn là ở kịch bản chương trình – nơi mọi khoảnh khắc được kết nối liền mạch và tạo nên cảm xúc đáng nhớ cho khách mời. Dưới đây là gợi ý mẫu kịch bản chương trình gala dinner chi tiết mà bạn có thể tham khảo, dễ dàng áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
|
Khung giờ |
Nội dung chương trình |
Chi tiết |
|
18:00 – 18:30 |
Đón khách & check-in |
- Nhân sự đón tiếp tại cổng - Check-in tại backdrop chụp hình - Phát thẻ tên/phiếu bốc thăm - Nhạc nhẹ, ánh sáng nền tạo không khí ấm cúng |
|
18:30 – 18:40 |
Tuyên bố lý do & khai mạc |
- MC chào mừng khách mời - Tuyên bố lý do chương trình - Giới thiệu đại biểu/ban lãnh đạo |
|
18:40 – 18:55 |
Phát biểu từ đại diện doanh nghiệp |
- Đại diện ban lãnh đạo lên phát biểu - Có thể kèm chiếu video tổng kết hoạt động năm qua |
|
18:55 – 19:00 |
Khai tiệc |
- Ban lãnh đạo nâng ly khai tiệc - Chụp ảnh lưu niệm toàn thể - Bắt đầu phục vụ tiệc tối |
|
19:00 – 19:30 |
Tiệc tối & biểu diễn nghệ thuật |
- Văn nghệ mở màn: múa, hát, nhảy hiện đại... - Khách dùng tiệc trong không khí giải trí nhẹ nhàng |
|
19:30 – 19:45 |
Mini game tập thể số 1 |
- Trò chơi vui nhộn kết nối team: “Hiểu ý đồng đội”, “Chuyền chanh”, “Gọi tên – tìm ghế”… - Tạo tiếng cười và sự gắn kết giữa các thành viên |
|
19:45 – 20:00 |
Trao thưởng & vinh danh cá nhân/tập thể |
- Vinh danh các cá nhân/tập thể xuất sắc - Kèm lời tri ân, quà tặng từ công ty |
|
20:00 – 20:15 |
Mini game số 2 – Bốc thăm may mắn |
- MC gọi ngẫu nhiên các số trên phiếu check-in - Trao quà bất ngờ để tăng kịch tính và hào hứng |
|
20:15 – 20:30 |
Tiết mục văn nghệ đặc biệt |
- Mời ca sĩ khách mời hoặc tiết mục cây nhà lá vườn độc đáo từ nhân viên công ty |
|
20:30 – 20:40 |
Lời cảm ơn & kết thúc chương trình |
- MC gửi lời cảm ơn khách mời - Chiếu video tổng kết chương trình (nếu có) - Kết thúc bằng tiết mục biểu diễn sôi động |
Để tổ chức một buổi gala dinner trọn vẹn và chuyên nghiệp, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các hạng mục sau:
|
Hạng mục |
Chi tiết cần lưu ý |
|
Địa điểm tổ chức |
- Trong nhà (nhà hàng, hội trường khách sạn) - Ngoài trời (bãi biển, sân vườn, resort) - Cần kiểm tra sức chứa, tiện ích đi kèm |
|
Thiết bị & kỹ thuật |
- Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED - Sân khấu (kích thước, vị trí) - Máy chiếu, micro, điện dự phòng |
|
Nhân sự tổ chức |
- MC dẫn chương trình - Kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng - Lễ tân đón khách - Nhân sự điều phối và hỗ trợ sự kiện |
|
Ẩm thực & tiệc tối |
- Chọn thực đơn phù hợp (buffet, set menu) - Dịch vụ phục vụ bàn, nước uống - Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý |
|
Trang trí & nhận diện |
- Backdrop sân khấu - Photobooth chụp ảnh - Decor theo chủ đề (bàn tiệc, sân khấu, lối đi...) |
|
Nội dung chương trình |
- Lên kịch bản chi tiết - Game, biểu diễn văn nghệ - Lễ vinh danh, trao quà, bốc thăm trúng thưởng |
|
Quà tặng & kỷ niệm |
- Quà tặng cho khách mời, nhân viên - Cúp/kỷ niệm chương - Album ảnh, video highlight sự kiện |
Để một buổi gala dinner thực sự thành công và để lại ấn tượng đẹp trong lòng người tham dự, không chỉ cần một kịch bản chỉn chu mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng đến từng chi tiết. Dưới đây là một vài lưu ý quan trọng bạn nên ghi nhớ khi lên kế hoạch tổ chức gala dinner, giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất.
Một chương trình team building thành công không chỉ đơn thuần là hoạt động vui chơi, mà còn là chất keo kết nối con người trong doanh nghiệp, tạo nên những giá trị bền vững. Adavigo – đơn vị tổ chức gala dinner chuyên nghiệp – luôn hiểu rõ điều đó và đã không ngừng sáng tạo, đổi mới để mang đến những chương trình vừa “chất”, vừa “chạm”.
Với hơn 7 năm hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện cùng với 3 cơ sở trên cả nước, Adavigo tự hào được lựa chọn bởi những tên tuổi lớn như FPT, Panasonic, Vinamilk, VietinBank… – như một minh chứng cho uy tín và chất lượng dịch vụ.
Lý do để bạn có thể đặt trọn niềm tin vào Adavigo:
Dù bạn muốn tổ chức một buổi team building nhẹ nhàng hay một sự kiện hoành tráng, Adavigo luôn sẵn sàng lắng nghe và hiện thực hóa mọi ý tưởng cùng bạn.
Liên hệ để nhận tư vấn chi tiết:
Thay đổi giá
Vietnam Airlines
Vietnam Airlines
Vietnam Airlines
